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「上司から業務効率化を求められているんだけど、何をすれば良いのかな？」
「システム入替を行うほどのお金もないし、今の環境はそのままに導入できるものってないのかな？」
そんな事を思ったあなた。
RPAならシステム入替よりも安く業務効率UPが見込めますよ(^｡^)
この記事では、実際に経理がRPAを導入するために必要な事を、
私の会社の事例を交えつつ紹介いたします。
先に結論を書きますと、
- 業務の棚卸し等を行って、対象業務の全体像が把握できていること
- 最初から完璧を目指さないこと
- 実際に動き出した「後」を考えられる人材がいること
がとっても大事でした！
では、事例も交えて掘り下げていきましょう(^｡^)
RPAについて
RPA（Robotic Process Automation）とは
RPA（Robotic Process Automation）とは、
これまで人間が行なっていた作業を機械が代行してくれる
と言うものです。
良くAI（人工知能）と混同されますが、両者の違いは以下の通りです。
RPA：決められたシナリオ通りに動く、自分で判断はできない
→事前に「Aならば〇〇、Bならば△△」と設定しておく必要がある
AI：コンピュータが自ら判断する
→過去のデータベースと照合しながら自ら判断する
自分で判断できる分だけAIの方がRPAより優秀、と言えるでしょう。
ですが、業務改善目的であればRPAでも十分活躍してくれます。
経理でRPAが注目されている理由
特に経理業務にてRPAが注目されているのは、
- ルーチンの定型業務が多い
- パソコンで対応できる業務が複数存在する
という事が挙げられます。
RPAはパソコン上で動く定型作業に向いたシステムなので、経理業務との親和性が特に高いです。
導入コスト
コストは
- どのシステムを購入するのか
- どのベンダーから購入するか
によって変わってきます。
今の会社が導入したもので言うと、ランニングコスト合わせても人１人採用するのに比べたら圧倒的に安い金額で入れる事ができました。
RPA導入の大まかな流れ
次では、実際に今の会社がRPAを導入した際の流れを紹介します。
業務の棚卸し
まずは業務の棚卸しです。
RPA関係なく重要な業務ですが(笑)、RPA視点でお話すると
- 業務フロー図を作成する
- 関係者からヒアリングする
- 使用しているシステムを整理する
等を進めていきました。
マニュアルとしても転用できるよう、実際の処理画面を付け足す等しておくと、次の業者選定の時にも役立ちます。
業者選定
次は業者選定です。
実際に数社からお話を聞き、業務フロー図を見せつつ画面を見せて説明を行いました。
その上で見積をいただき、検討していきます。
ここで知ったのですが、RPAを作っている会社と販売している会社(ベンダー)は基本違う会社さんでした。
RPA制作 ・・・ 携帯会社
RPA販売 ・・・ 家電量販店
みたいなイメージです。
販売元によっては複数のRPAを紹介できるので、入れたい業務に最も合ったRPAがどれかも合わせて相談すると吉です。
購入
購入先とどのRPAを買うのかが決まったら、実際の購入です。
購入と同時に、使えるようになるための準備内容も確認しておきましょう。
シナリオ作成
購入して設定が終わったら終了・・・ではありません(^_^;)
実際にRPAで動かすシナリオを作ります。
最初から1人で作れるほどシステム周りに精通している方がいる場合は次々とシナリオを作っていけば良いですが、そんな方は中々いないでしょう。
最初はベンダーのサポート等を活用し組み上げていくケースがほとんどでしょう。
運用
シナリオが出来上がったら、実際に動かしていきます。
思ったように動かなければ、原因究明してシナリオを修正。
以降は作って実行して修正して・・・を繰り返していきます。
今の会社では１つ目のシナリオが回り出したところですので、今後はどんどん増やしていきたいところです。
ざっくりですが、導入まではこんな順番で進んでいきました。
RPA導入の上で重要なこと
では、RPAを導入・運用する上で「これは合ってよかったな」「これはもう少し必要だったかな」という点を紹介していきます。
業務の全体像が把握出来ていること
まずは、業務の全体像を把握できていること、です。
RPA導入準備で業務フロー図作るときも、業者へ説明する時も、担当者が業務をしっかり理解している事が大事です。
RPA化の対象に選んだ、この仕事の目的は何なのか。
どの部分が外したり変えたりしても問題ない部分なのか。
逆に、絶対に守るべきポイントはどこなのか。。
そこがあやふやな状態で進めても、思うような結果につながらないRPAが出来上がってしまう可能性があります。
業務の全体像は、なるべくならしっかりと把握した上で取り組みましょう。
最初から完璧を目指さない
２つ目は、完璧を目指し過ぎてもいけない、ということです。
特にあるのが、どんな業務にも存在するイレギュラー案件。
イレギュラー含めて全てをRPAで網羅しようとすると、条件が細かくなり過ぎてどんどん設定が難しくなります。
特に最初の頃は、
- 基本(6〜8割)はRPAで対応する
- イレギュラー(2〜4割)は人が対応する
みたいなイメージでいると、スムーズに進められるかと思います。
それでも半分なくなってますからね、最初にしては上出来です。
実際に動き出した「後」まで考えておく
３つ目は、目の前のシナリオを作りつつも、その「後」まで考えていくことです。
２つ目３つ目とRPAを展開する際、
- 「１つ目のシナリオのこの部分は２つ目にそのまま使えるよね！」
- 「３つ目のシナリオだけど、１つ目のこの部分を少し変えればできるんじゃない？」
という風に、既にあるシナリオから似通った部分を転用していくと、転用部分が動くかどうかは１つ目のシナリオでテスト済みなので展開しやすいです。
条件設定の際は、他の案件にも転用できるようなものを作れないかな？と考えながら設定していくと、どんどん楽になってきます。
この辺り、今後注意していきたいです。
まとめ
RPAについて、現在の勤務先での導入事例を元に、全体の流れや押さえておきたいポイントを解説しました。
私の感覚としては、
RPAの導入 ＝ 24時間文句も言わずに動いてくれる新入社員が入ってきた
と捉えるのがちょうど良いかと思っています。
AIもそうですが、
「私の仕事を奪おうとしている！脅威！」と否定するのではなく、
「RPAをどう活用していけば部として成長できるのかな？」と、共存していける道を模索していくのが大切なのではないでしょうか。
今後も、RPAさんが当社のエースとして活躍できるよう、成長を見守っていきたいです(^^)
