※本ページはプロモーションが含まれています
「経理とITって相性良いと聞いたけど、実際のところどうなの？」
「システム開発の打ち合わせに入れられた。。
経理として、何を求められるんだろう？」
こんな人向けの記事です。
今回は、本間卓哉さんの著書
『売上が上がるバックオフィス最適化マップ ーーテレワーク・コスト減・利益増・DXを一気に実現する経営戦略』の内容を元に、
- 経理が知っておくべきIT導入・活用のポイント
- 経理がIT活用を進める上での注意点
について書いていきます。
あなたの人生のヒントになれば幸いです(^｡^)
バックオフィスを変えれば会社が変わる
著者はこの本で、
バックオフィスやその他の企業内の業務をITによって最適化する手法
を伝えています。
IT導入と言うと、あなたはどんなことをイメージしますか？
私は最初、
- 人が手作業で行ってきた事務作業の省略・自動化による効率UP
- チャットツール等での情報共有による社内コミュニケーション活性化
をイメージしていました。
ですが本書では、さらに1歩踏み込んで
- 属人的なノウハウ・知識のシステム化
- ウェブやクラウドツールを活用したマーケティング
- テレワーク環境の構築
等も含めた「IT活用」を提唱しています。
本書のゴールは
IT活用の効果が実際の売上や利益につながること
と定めています。
単なる裏方の業務改善に終わるのではなく、ITを積極的に使っていくことで、
会社の売上・利益獲得につなげる方法論のヒントを紹介しています。
ご興味ある方はぜひ一読をオススメします(^｡^)
ここからは、本書の中から
経理が知っておくべきIT導入・活用のポイント
を紹介していきます。
経理が知っておくべきIT導入・活用のポイント
非効率なITは「会計」の視点で組み直す
１つ目は『非効率なITは「会計」の視点で組み直す』です。
どんな活動であれ、会社の活動が最後に行き着くのは「会計」です。
例えば、
- 従業員の採用 → 勤怠管理 → 給与計算 → 会計
- 顧客との取引 → 契約 → 売上・仕入 → 会計
といったように、
どんな取引・活動も、最後は会計にまとめられて
- 決算発表
- 税金申告
- 銀行への融資申込時に提出
と繋がります。
だからこそ、経理が知っている「会計」の視点から検討していくことが重要です。
現場・開発者は会計の視点が抜けていることが多い
２つ目は「現場・開発者は会計の視点が抜けていることが多い」です。
一般的に、現場スタッフは今の業務の無駄を改善する意識は非常に強い反面、
経理の細部まで把握している人はそれほど多くないでしょう。
また、システム開発の方も同様です。
私が実際に同席した会議でのお話です。
まずシステム会社の営業さんから、自社システムの説明を受けました。
とてもわかりやすくご説明いただき、また現場社員の質問にも丁寧に回答くださいました。
そこで私が会計の話を聞くと、
「〇〇の会計ソフトなら連携用のデータが出力できます」
で終わってしまいました(^_^;)
システム会社の営業や開発を担当するエンジニアの方は、
会計のところまで全てを分かっている方はむしろ少数派です。
とは言えそれは仕方のないこと。
あなたも、普段やったことがないことについて聞かれても何もわかりませんよね？
だからこそ、経理から会計の視点を伝えてあげることが大事になってくるのです。
もちろん、様々な検討を重ねた結果、
今起きている色々な非効率の原因って、
もしかして現在使っている会計ソフトが自社に合ってないからでは？
という結論に至る事もあるかもしれません。
その場合は素直に「自社に合う会計ソフト」の導入を検討しましょう。
経理がIT活用を進める上での注意点
ここからは、経理がIT活用を進めていく上での注意点を紹介します。
特に、他部署のシステム導入会議に参加する時等の視点を紹介します。
経理しか使わないシステムであれば、自分たちの使い勝手を優先するだけで済みます。
ですが、会社のシステムは
- 経理以外の人も使用する
- 複数のシステムが入り混じって連携し合っている
事が多いです。
規模の大きい会社になればなるほど、この傾向は強いです。
その場合は、
経理だけが改善されれば良い部門最適
ではなく、
会社全体の視点を持って業務を見直す全社最適
の視点が重要です。
全社最適の視点を持つために、以下の２点に注意しましょう。
現場のニーズを把握し、押し付けない
まずは「現場(システムを導入する部署)のニーズを把握し、押し付けない」ことです。
「システムを入れる」という決断が下された以上、
現場は現場で実現させたいことがあってシステム導入を進めている
ということです。
「何を当たり前のことを・・・」って思いましたよね？(^_^;)
ですが、打合せ等の席ではこの当たり前の事を忘れてしまう人が一定数います。
- 今までのやり方に囚われる
- 自分たちの負荷が増加しないことに意識が取られる
など、まさに頭の中が部門最適となっている状態です。
この状態では、議論が思うように進まず、堂々巡りになってしまいます。
もちろん、会計の視点から明らかに間違っていることを指摘するのは大事です。
そのためにあなたが参加しているのですから。
ですが、Noと言うだけで終わってしまっては何も進みません。
- 会計の視点から問題ない状態
- 現場のニーズが解決できる状態
双方が実現できるような、折衷案を探っていきましょう。
面倒かどうかより、総合的に時間が削減できていれば良しとする
２つ目は「面倒かどうかより、総合的に時間が削減できていれば良しとする」です。
給与計算→会計など、他システムから会計ソフトへのデータ連携を例にお話しします。
データ連携のやり方は、大きく分けて次の３つになります。
- CSV連携：連携元のツールから、EXCELやスプレットシートで編集できるCSVファイルとしてデータを書き出し、
内容を整えて連携先のツールで読み込む方法 - API連携：外部のツールのデータを自動で取得し共有する方法
- RPA ：ロボティクス・プロセス・オートメーション。
人がPCで行っていた作業をロボットに処理させる方法
圧倒的に楽なのは2.APIです。
大抵の場合、ボタンをクリックすれば自動で連携できる仕組みのため、入れ忘れる事も間違うこともありません。
同じ会社のシステムを使っていたり、
開発時間とコストに余裕がある場合に実現できる可能性が高いです。
ですので、経理としてはAPI連携を推進したくなる気持ちはあるでしょう。
ですが、例えば、
- 給与計算ソフトA
月の作業時間 8時間 → 2時間
API連携 ◯のため直接連携0分
＝総作業時間 2時間 - 給与計算ソフトB
月の作業時間 8時間 → 30分
API連携 ×のためCSV連携 30分
＝総作業時間 1時間
となる場合、
経理視点(部門最適)では1の方が楽だけど、
全社視点(全社最適)では2の方が総作業時間は減っている
という事もあり得ます。
手作業が残ったとしても、
全社的に時間が削減できるかどうか
という視点を持った上で進めていきましょう。
まとめ
今回は、本間卓哉さんの著書
『売上が上がる バックオフィス最適化マップ』の内容を元に、
- 経理が知っておくべきIT導入・活用のポイント
- 経理がIT活用を進める上での注意点
についてまとめました。
大事なのは
会社全体の視点を持って業務を見直す全社最適
の視点です。
日々の業務に追われているとついつい忘れてしまいがちですが、
「会社として良くなっていくためには何が大事なのか？」
「会社にとって１番のメリットがある方法は何なのか？」
という視点を持つ事、心掛けていきましょう。
途中で触れたRPA(ロボティクス・プロセス・オートーメーション)は、
経理はもちろん他の事務部門でも効率化に役立つ便利なツールです。
勤務先でも導入されており、導入半年でヒトが行う作業の数ヶ月分を巻き取ることに成功しております(^｡^)
導入を進める上でのポイントは『経理がRPAをスムーズに導入するために必要なこと』でまとめています。
