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「やってもやっても仕事が片付かない・・・」
「やりたい事があるのに時間が作れない。どうすれば良いのかな？」
こんな人向けの記事です。
この記事では、私が実践するタスク管理と、その上で心がけている点について解説します。
私が心掛けているポイントとしては、
- 全てのタスクを1度書き出す
- タスクを設定する時は行動レベルで書く
- リマインド機能等を使って思い出せるようにする
です。
今回の話は、冨田和成さんの著書『鬼速PDCA』と、赤羽雄二さんの著書『０秒思考』を参考にしたものです。
あなたの人生のヒントになれば幸いです(^｡^)
よくあるタスク管理の失敗パターン
まず、個人でタスク管理をする時によくやってしまう失敗のパターンをご紹介します。
それは、
- そもそもやる事がわかっていない
- タスクを把握したけど具体的な行動・結果に結びつかない
- タスクを忘れる
です。
そもそもやる事がわかっていない
1つ目は「そもそもやる事がわかっていない」です。
これは、
- 抱えるタスクの全体像
- 分量
- 優先度
が全然把握・明確化できておりませんでした。
情報の整理ができていない状態です。
手の出しやすい仕事から進めていたところ、別の仕事が締切を迎えてしまい催促されて慌てる、という形です。
新入社員の頃、良くやらかしておりました(^_^;)
もし、
「そもそもの業務量・タスクが多すぎて誰がやっても対応できない」
という状態でしたら、それは会社がブラック企業なだけでしょう。
すぐに逃げることをオススメします。
そうではなく、
「他の人はできるのに、私はいつまでも対応できるようにならないんだよなぁ・・・」
という状態であれば、まずは
やる事をちゃんと理解し、網羅できているか
を疑うべきでしょう。
タスクを把握したけど具体的な行動・結果に結びつかない
2つ目は「タスクを把握したけど具体的な行動・成果に結びつかない」です。
「手段の目的化」という言葉がある通り、タスクを管理する事に囚われてしまって、
- 何をするのかを思い出すところから始まるタスク
- やってはいるけど全然結果に繋がらないタスク
が散見されてしまう状態です。
せっかくタスク管理を頑張ろう！という気持ちがあっても、
何度やっても結果に繋がらない状態が続けば、どんどんやる気がなくなってしまいます。
タスク管理を継続する意味でも、しっかりと結果を出す事が大事です。
タスクを忘れる
3つ目が「タスクを忘れる」です。
例えば、
- タスクを付箋に書いて貼っていたら、その付箋が行方不明になってしまった
- 突発的に依頼された仕事に対応しているうちに、それまで行なっていたタスクを忘れてしまった
といったケースです。
私がタスク管理で心がけている事
このように、過去の私はタスク管理でたくさん失敗をしてきました。
そこから少しずつ改善し、今では少しずつ仕事でも結果が出てきて、周囲からも一目置かれるようになってきています。
ここからは、上記の経験から学んだ今心がけている事
- 全てのタスクを１度書き出す
- タスクを設定する時は「見たら何をやるかがすぐわかるレベル」で書く
- リマインド機能等を使ってタスクを思い出させるようにする
について紹介します。
全てのタスクを１度書き出す
失敗例１「そもそもやる事がわかっていない」対策は、
全てのタスクを１度書き出す
ことです。
まず、
- 今抱えている仕事
- やらなきゃならないプライベートの用事
- （ついでに）今考えていること
など、頭の中にあるものを全部書き出しました。
これを行う事で、
- 言語化する事で情報を整理できる
- 情報を外に書き出した分だけ頭がスッキリする
という効果が見込めます。
なお、頭の中にあるものを全部書き出す作業をするには、
やっぱり紙に手書きがオススメです。
最初はいらない紙やメモにひたすら書いておりました。
最近はアプリを使ってますが、それでもタブレット端末を使って手書きで行っています。
自分だけしか見ないものなので字はめちゃくちゃ汚いですが(笑)
それでも、手を動かして書く行為の方が、
- 気が向いたことをすぐ書ける
- 素早く書ける
- あまり考えずに頭に浮かんだことをパッと書ける
という点で、非常に効果的だと感じています。
タスクを設定する時は行動レベルで書く
2つ目の「具体的な行動・結果に結びつかない」対策です。
書き出したタスクを、
見たらすぐ行動できるレベル
まで細かく分解します。
例えば、「1週間後に使用するプレゼン資料を作る」というタスクがあったとしましょう。
このタスクを「見たらすぐ行動できるレベル」に分解すると、以下のようになります。
- プレゼン資料の目的を上司に確認する
- 目的に沿って、プレゼン資料のアウトラインを作る
- 上司にチェックを依頼しフィードバックをもらう、、、
「プレゼン資料を作る」をそのままタスクにする場合と比べ、具体的に行動しやすいですよね。
これを行う事で、
- タスクを実行する際に迷う事が無くなる
- 細分化したことで工程管理・進捗管理が行える
→闇雲に行う場合と比べて最終的な成果物の精度が高くなる
と言う効果が期待できます。
リマインド機能等を使って思い出せるようにする
3つ目の「忘れる」対策は、
リマインド機能等を使って時間になったら思い出せるようにする
です。
今はスマホ等記録に適した媒体が多数あります。
ですので、自分の頭に頼るのではなく、スマホのアプリ等で管理をしてしまいましょう。
私は現在、ticktickというタスク管理アプリを使っています。
ticktickは、
- 「今日」だけのタスク（todoリスト）が一覧で見れる
- 直感的に使いやすい
- todoリストの他に「習慣」リストがあり、
「今まで何日行ったか」
「何日連続で続いているのか」
が管理できるのでモチベーションUPにもつながる
と、非常に使いやすいアプリです。
他にもタスク管理アプリは多数ありますが、多くのアプリが実施時間に通知が来る設定にすることが可能です。
アプリ他専用のツールを活用する事で管理が非常にスムーズになります。
ツールは有料・無料様々なものがありますので、ご自身に合った方法を使ってみてください。
まとめ
タスク管理のよくある失敗として、
- そもそもやる事がわかっていない
- タスクを把握したけど具体的な行動・結果に結びつかない
- タスクを忘れる
という、実際に私が経験してきた例を紹介しました。
それぞれの対策としては、、
- 全てのタスクを1度書き出す
- タスクを設定する時は行動レベルで書く
- リマインド機能等を使って思い出せるようにする
方法を挙げました。
ツールを使って上手くタスクを管理して、望む成果を出せるようにしていきたいですね(^^)
