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この仕事、もっと楽にできたらなぁ・・・。
私しかできないこの仕事、みんなが出来るようになってほしいなぁ。。。
と思っているそこのあなた。
仕事の仕組み化、進めてみませんか？
この記事は、泉正人さんの著書『「仕組み」仕事術』を基に書いています。
図解版もあり、とてもわかりやすく仕組み化に取り組めます。
あなたの人生のヒントになれば幸いです(^｡^)
仕事を仕組み化することで得られる５つのメリット
仕事を仕組み化する事で得られるメリットは、大きく分けて以下の５つが挙げられます。
- 時間が得られる
- ミスがなくなる
- 人に仕事を任せられる
- 最少の労力で最大の成果が出せる
- 自分とチームが成長し続けられる
１つずつ見て行きましょう。
時間が得られる
まずは何と言ってもこれ。
仕組み化をすることで、仕事の生産性が向上します。
「仕事の生産性」とは、単純に言うと
得られた成果 ➗ かけた時間 です。
つまり、仕事の生産性を向上するには、
- 得られる成果を増やす
- かける時間を減らす
のどちらかしかありません。
想像してみてください。
Aさんは毎日終電で帰り、休日出勤も当たり前。
仕事が終わるとヘトヘトで、家に帰っても寝るだけ。
家族との時間も、プライベートの時間も一切取れません。
方やBさん。
毎日必ず定時で帰宅、休日出勤もほとんどしない。
平日の夜はゆっくり読書したり動画を見たり、家族や友達と過ごしたり。
休日には家族旅行や趣味の時間を堪能しています。
ぱっと見、Aさんは仕事に対して真面目な人で、
Bさんは少し不真面目に思う方もいるかもしれませんね。
では、
この２人の仕事の成果が全く同じだとしたら・・・？
あなたはAさんとBさんのどちらの人生を送りたいですか？
Bさんのような人生を送るためにも、仕事の仕組み化を図り生産性を向上させることが大事なのです。
ミスがなくなる
仕組み化を進めると、ミスがなくなります。
あなたの周りにも、しょっちゅう同じミスをする人、いませんか？
ミスをする
→注意すると「反省しています」「次は起こさないよう気をつけます」と釈明
→注意された直後は気をつけているのでミスはしない
→しばらく経って、忘れてた頃にまた同じミスをする
→注意すると「反省しています」「次は気をつけます」
→・・・
と言う無限ループにはまっている人。
こう言う方は、仕事を依頼する側からすると「またミスするんじゃないか・・・？」と思われがち。
すると、任せられる仕事の範囲がだんだん狭くなっていってしまいます。
しかし、この仕事を仕組み化し、
最悪その人が忘れても思い出せるようになっていたらいかがでしょう？
具体的な対策を講じ、忘れても思い出せるようにする。
仕組み化することで、実現できます。
人に仕事を任せられる
仕組み化すると、人に仕事を任せられるようになることです。
特に専門的なスキルを持った人に会社が依存してしまうと、
- その人がいないと仕事が回らない
- その人のところに仕事が山のように押し寄せてその人が回らない
- その人が退職してしまうと会社が回らない
と言う事態が発生しがちです。
会社としては「リスク分散ができていない状態」と言えるでしょう。
でも、この人が「簡単な仕事はマニュアル化して誰でも出来るようにしてい」たらどうでしょう？
- 簡単な仕事なら他の人だけでも回せるようになる
- その人自身はより高度な仕事に従事できるようになる
- 簡単な仕事から徐々に任せていくことで部下が経験を積み成長できる
その人がいなくてもある程度仕事が回せるようになるので、
会社としても十分にリスク分散ができた状態と言えるでしょう。
最少の労力で最大の成果が出せる
仕組みを作ることで、最少の労力で最大の成果が出せるようになります。
この現代社会、「全く誰もやったことのない事を行う」と言う方が少ないのではないでしょうか。
仕事であれば上司や先輩がそうでしょうし、仮にあなたの周りにいなくても、
- 芸能人
- スポーツ選手
- SNSなどのインフルエンサー
など、たくさんの方々が情報を発信しています。
その中には、あなたがこれから行おうとしていることを既に通過している人も少なくないでしょう。
もちろん自分で全く考えないのは次に同じことが起きた時に再現できなくなってしまうのでダメですが(⌒-⌒; )、
知っている人・分かっている人に素直にアドバイスを求めた方が効率が良いこともたくさんあります。
自分の経験だけでは1しか成長できなかった人も、
他人の経験から学ぶことで２にも３にも１０にも出来るのです。
愚者は経験に学び、
賢者は歴史に学ぶ
とはドイツの名宰相であるオットー・ビスマルクの言葉です。
ここで言う「経験」は、自分の経験だけを指しているものと思われます。
他人の経験から学ぶことも、ある意味他者の「歴史」から学んでいる、と言うのはこじつけですかねσ(^_^;)
自分とチームが成長し続けられる
仕組みを作り上げていくと、自分とチームが成長し続けられます。
- 成功体験
- 失敗体験
- 反省点
といったものを仕組みに落とし込んでいくと、各人の経験がどんどんストックされていきます。
経験の蓄積が重なるとビックデータとなり、人や組織が成長していく土台になっていきます。
以上が、仕組み化で得られる５つのメリットでした。
仕事を「仕組み化」する３つのポイント
仕事を「仕組み化」する上で大事なポイントは、
- 才能に頼らない
- 意思の力に頼らない
- 記憶力に頼らない
の３つです。
才能に頼らない
まずは「才能に頼らない」です。
才能の有無に頼ってしまうと、
- あの人は才能があるからできるんだ
- 私は才能がないからできない
- この仕事はあの才能がある人じゃないと任せられない
といったように、その人の能力によって仕事に偏りが出てしまう状況になってしまいます。
これを解消するには、
- マニュアル
- チェックリスト
などを作っておくことです。
その通りにやれば、誰でもある程度の結果を出せるようにしておくことで、最低限の成果は担保できるようになります。
意思の力に頼らない
続いては、「意思の力に頼らない」です。
人は意思の力、モチベーションに大きく左右されがちです。
ですが、
- モチベーションが高い時はできる
- モチベーションが低い時はできない
と言うのは、仕事の成果としては不十分でしょう。
解決策としては、例えば読書であれば、
「パラパラめくるだけでも良いので、週に3冊の本を読む」
のようにルールを決めて守ることです。
ハードルは極力下げ、「モチベーションが低くても達成できる」位に設定するのが良いでしょう。
だんだんと習慣化され、知識が身についていくでしょう。
記憶力に頼らない
最後は、「記憶力に頼らない」です。
しょっちゅう同じミスをする人は、忘れた頃にミスをします。
なので、「人間は忘れる生き物である」という前提で物事を捉えましょう。
例えば会議であれば、
- 議事録は会議中に作成する
- 会議が終わったら参加者全員＋関係者にメールで送信
という形にしてしまいましょう。
会議内容の共有や履歴の保存になりますし、
参加者の記憶がまだ新しいうちに確認してもらえれば、誤情報の修正も容易でしょう。
成長する人がやっている３つの習慣
最後に、仕事を「仕組み化」することで自分の成長を目指す方に向けて、
成長し続けている人が習慣にしている３つのことを紹介します。
それは、
- 記憶せずに「記録する」
- うまくいっている人の真似をする
- 自分の仕事を時給で判断する
です。
記憶せずに「記録する」
『仕事を「仕組み化」する３つのポイント』でも出てきましたが、
要するに記憶力に頼らないことです。
どんな人でも、生まれてから今日までに
- 起きた事件
- 見聞きした情報
- 体験したこと
を全て記憶している人はいないでしょう。
人は、1日の間に話した内容について、翌日には9割忘れているとも言われます。
だからこそ、記憶より記録。
確かな記録を残す「仕組み」を考えていきましょう。
うまくいっている人の真似をする
これも、最少の労力で最大の成果を出す上で大事なこととして触れました。
特に昨今、さまざまな方が色々なメディアで情報を発信しています。
もちろん中にはあなたの役に立たない情報もありますので取捨選択は必要ですが、
先人の知恵と経験から学び、自分のものにしていくことが大事です。
他人の「成功体験」をベースにして、自分なりにバージョンアップしていくことで、
自分の「成功体験」を築いていきましょう。
自分の仕事を時給で判断する
これは「仕事」において重要なことです。
あなたは、自分の時給を考えたことがありますか？
1ヶ月分の給料 ➗ 1ヶ月の労働時間
で計算できます。
仕事においては、
- これは自分でやるべきことか？もっと人件費の安い誰かに任せられないか？
- 会議参加者の時給を足すと、この会議に1時間かけると〇〇円使うことになるな。それ以上の成果を出せるように工夫しよう。
というふうに、いかに時間を効率よく使って成果を出せるかを考えていきましょう。
※この考え方は使いどきに気をつけましょう！
家族と一緒に過ごしている時に「私の時給は〇〇円だから云々」
なんて言い出したら・・・どうなっても責任は負えません(⌒-⌒; )
まとめ
今回は、泉正人さんの『「仕組み」仕事術』を基に、仕事の仕組み化について考えてきました。
仕事を仕組み化することで、
- 時間が得られる
- ミスがなくなる
- 人に仕事を任せられる
- 最少の労力で最大の成果が出せる
- 自分とチームが成長し続けられる
の５つのメリットが得られます。
仕事を「仕組み化」するポイントとしては
- 才能に頼らない →誰でもある程度の結果を出せるよにしておく
- 意思の力に頼らない →モチベーションが低くても達成できる位にハードルを下げる
- 記憶力に頼らない →「人間は忘れる生き物である」という前提で物事を捉える
の３つがありました。
最後に、成長する人がやっている３つの習慣として、
- 記憶せずに「記録する」 →確かな記録を残す仕組みを考える
- うまくいっている人の真似をする →先人の知恵と経験から学ぶ
- 自分の仕事を時給で判断する →いかに時間を効率よく使って成果を出せるかを考える
を紹介しました。
「仕組み化」は、一見すると時間がかかる仕事です。
正直、あなたがやった方が早いでしょう(⌒-⌒; )
ですが、積み上げていくことで将来の自分がどんどん楽になっていきます(^｡^)
将来あなたが楽できるよう、積み上げていきましょう(^｡^)
