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よく「仕事が遅い」って怒られてしまう・・・。
毎日残業ばかりで余裕がない・・・。
もっと仕事が速くなって、ゆとりを持ちたいなぁ・・・。
こんな人への記事です。
私自身、
- 昇進・昇格により任される仕事が増える
- 人手不足が続き仕事を振れない
- 小さい子どもがいるため妻からの「早く帰ってきて」プレッシャーが厳しい笑
など、様々な要因により仕事の速度を上げる必要性に駆られております。
今回は私が日々実践する中で、「これは良い！」と思ったことをシェアして参ります。
あなたの人生のヒントになれば幸いです(^｡^)
なお、今回の記事は石川和男さんの著書
『仕事が速い人は、「これ」しかやらない ラクして速く成果を出す「７つの原則」』を参考に書いています。
今回の記事で興味を持った方はぜひ読んでみてください(^｡^)
仕事が遅い人の７パターン
まずは、仕事が遅い人にありがちなケースを７つ紹介します。
あなたもどれかに当てはまっていませんか？チェックしましょう。
- 完璧主義
- 仕事の全体像がわかっていない
- 優先順位がつけられない
- 仕事の指示が理解できていない
- 不慣れ
- 自信がない
- 整理整頓ができていない
順番に解説していきます。
完璧主義
まずは「完璧主義」です。
依頼された仕事に対し、最初から100点満点のものを作ろうとします。
これだけ聞くと良いことのように聞こえますが、
- 60点の出来で十分な社内報告資料
- 50点位取れていれば良いからとにかく速く送って欲しい取引先への資料
- リハーサル用なので70点くらいの出来で構わないプレゼン資料
全てにおいて100点を目指してしまう方がいらっしゃいます。
また、100点の資料を作るためにはそれなりに時間がかかりますので、作っている間に別の仕事が入ってきてしまいます。
そちらでも100点を求めて作り込みに時間がかかり、また別の仕事が舞い込んできて・・・の無限ループに陥ると危険です(^_^;)
全体像がわかっていない
頼まれた仕事の全体像が見えていないタイプです。
どこまで何をすれば良いのかがわからないので、暗闇の中を闇雲に進んでいるような状況です。
その人の性格によっては、不安で手が止まってしまい作業が進まなくなってしまいます。
全体像を見通すための働きかけが必要でしょう。
優先順位がつけられない
仕事の優先順位がつけられないのも、仕事が遅い人の特徴です。
- 目の前の仕事
- 自分がやりやすい簡単な仕事
を先にやってしまい、
- 少し前に依頼された仕事
- 難しいが重要な仕事
を後回しにしてしまう傾向があります。
結果、大事な仕事がいつまで経っても終わらない、なんて事が起こりがちです。
指示が理解できていない
相手の指示が理解できてないことも、仕事を遅くする原因です。
理解できてないので、何をして良いのかが読み解けず、
- 相手が求めていることを行わず
- 相手が求めていないことを行う
という悲惨な状態に陥ります。
その結果、出てくる仕事は散々なものでしょう。。
仕事に不慣れ
単純に慣れていないことも、仕事が遅い原因です。
新人であれば、ほとんどの仕事が不慣れでしょう。
こればかりは時間が解決してくれることなので、できることからゆっくり慣れてもらいましょう。
自信がない
仕事に自信がないと、都度「これで良いのかな？」と確認する事になるので、中々速くなりません。
小さな仕事で成功体験を積んで、徐々に自信をつけていきたいところです。
整理整頓ができない
整理整頓ができてないと、探し物に時間を取られ、その度に集中力が切れてしまいます。
これでは仕事のリズムが作れません。
整理整頓については以前に
『仕事の効率向上に断捨離が有効！ 〜モノを減らせば人生が充実する』
という記事で取り上げていますのでぜひそちらもご覧ください(^｡^)
仕事が速い人が意識する７つの原則
では、ここからは仕事のスピードを上げるために意識すると良いポイントを７つ紹介します。
それは、
- 期限を決める
- ５秒で動く
- 仮説検証を続けている
- 仕事を細分化している
- 他人にうまく任せている
- 費用対効果を考える
- やらないことを決める
です。
１つずつ見ていきます。
期限を決める
まずは仕事の期限を決めることです。
イギリスの歴史学者および政治学者であるパーキンソン博士が提唱した『パーキンソン第一の法則』では
人は与えられた時間を全て使おうとする
という法則が提唱されています。
人には、会議が１時間と設定されれば、３０分で結論が出る議題でも１時間かけようとする性質があるそうです。
これを逆に利用し、自分の中で通常の締切より前に締切を設定する事で、自分自身に行動力を生み出そうという狙いです。
私の職場でも、例えどんなに仕事が忙しくても、絶対に残業しない人がいます。
それは、
保育園に子どもを預けているお母さん
です。
どんなに忙しくてもあらゆる手を使って「期限」に間に合うように会社を出ています。
彼女たちを見習って、自分から期限を設定してみましょう(^｡^)
５秒で動く
アメリカのテレビ司会者であるメル・ロビンス氏が提唱している「５秒ルール」というものがあります。
これは、
人間の脳は、何かをやる必要があると思った時に、５秒以上考えてしまうと、やらなくても良い理由を考え始める
というものです。
これを避ける方法として、何かをやる必要があると思ったら、
「５、４、３、２、１、GO！」と５秒数えてすぐ行動する事です。
人は、１回やり始めると作業興奮状態になり、意外と続けられるものです。
小さな一歩だけでも、すぐに踏み出すようにしましょう。
仮説検証を続けている
初めてやることには情報収集が欠かせません。
とは言え、いつまで経っても情報ばかり集めて動き出さない人がいるのも事実。
ここでのポイントは、動きながら試すことです。
あなたも、実際に行動してみて初めて課題や問題が見つけられたことはありませんか？
動いてから見えるものもあるので、まずは一定の仮説を立てて動いてみる、というのを意識していきましょう。
仕事を細分化している
あなたは「先延ばししたくなる難易度の高い仕事を、簡単にする方法」ってご存知ですか？
それは、
仕事を「細分化」する
ことです。
例えば、
会議を行う
↓
1.参加対象者をリストアップする
2.全員が参加できる会議室をリストアップする
3.参加者と会議室の予定を確認し、全員が空いてる日を３つ挙げる
4.参加者に会議日程をメールで打診する
・・・
といった感じです。
初めて行う仕事・難易度の高い仕事も、細分化していくと１つ１つはそう難しくないことが多いです。
この辺りの方法論は、以前の記事
『タスク管理が苦手な片へ 〜紆余曲折してたどり着いた私個人の管理法〜』でタスク管理方法として紹介しています。
仕事にも応用できますので、ぜひ使ってみてください(^｡^)
他人にうまく任せている
仕事が速い人は、他人に任せるのが非常にうまいです。
１日は誰にも等しく２４時間しかありません。
他人にうまく仕事を振れると、その分自分が使える時間が増えるのでより重要な仕事に注力できます。
ここでのポイントは、
「人に仕事を押し付けろ」という事ではなく、
仕事を受ける相手にも正当な成果と報酬がある、WIN-WINの関係が成立する
かどうかを意識する事です。
- 成長につながる
- これができれば昇給・昇格に近づける
などなど、相手がメリットを感じられる頼み方を意識すると良いでしょう。
費用対効果を考える
週末の買い物に例えますと、
近所のスーパーより、隣駅のスーパーで買った方が卵が50円安い！
移動に30分かかって、往復の電車賃で200円使っちゃったけど・・・
なんてこと、ありませんか？
流石に上記の例は酷すぎますが(^_^;)
例えば、あなたの時給が2,000円だった場合、30分かける＝1,000円かかる、という事です。
仕事をするとき、自分の時間も時給換算して損か得かを考えましょう。
費用対効果を見るクセをつけると、より効果的な選択肢が見えるかもしれません(^｡^)
やらないことを決める
費用対効果の話と繋がりますが、あなたの時間を時給換算して考えた場合、
もっとも費用対効果が高いのは「無駄なことをやらない」ことになります。
ただ、長く同じ職場にいると慣れてしまって、何が無駄かに気づきづらくなるケースが多いです。
そういう時は、
- 転職者の意見に耳を傾ける
- 新入社員の話を否定しないで聞く
- 外部の知見と照らし合わせる
などを実践し、見直してみると良いでしょう。
まとめ
仕事が遅い人にありがちなパターンとして、以下の７つを紹介しました。
- 完璧主義
- 仕事の全体像がわかっていない
- 優先順位がつけられない
- 仕事の指示が理解できていない
- 不慣れ
- 自信がない
- 整理整頓ができていない
逆に、仕事のスピードを上げるために意識すると良いポイントは、以下の７つです。
- 期限を決める
- ５秒で動く
- 仮説検証を続けている
- 仕事を細分化している
- 他人にうまく任せている
- 費用対効果を考える
- やらないことを決める
あなたも明日から、仕事のスピードを上げるためのポイントを意識してみてはいかがでしょうか？
