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「今日も残業してしまった・・・もっと上手く時間を使えるようになりたいなぁ…」
「やりたいことあるのに時間が取れない！どうすればいいの？」
こんな悩みを持つあなた。
今日は時間管理に苦手意識を持つ方が、ぜひ取り組んでほしいことをまとめます。
私自身、
- 夏休みの宿題は最終日にまとめてやるタイプ
終わらない一部の宿題は「持ってくるの忘れました」と言ってその日の夜にやっていた
（よい子はマネしないでね笑） - 就職してからも仕事に追われて残業だらけの日々
という状況から、
子供の誕生を機に
- 毎日定時上がり
- 仕事・家事・子育ての合間に資格の勉強やブログ執筆
- 周囲の人からも「仕事が早いね」と褒められること多々あり
と生活を改めることに成功しました(^｡^)
あなたの人生のヒントになれば幸いです(^｡^)
時間管理が苦手な人が陥りがちなこと
まずは、時間管理が苦手な人が陥りがちな落とし穴について紹介します。
それは、
- 仕事・やるべきことを大きなかたまりで捉えてしまう
- 優先順位づけができない
- 頭の中で考える
です。
1つずつ見ていきましょう。
仕事・やることを大きなかたまりで捉えてしまう
まずは「仕事・やる事を大きなかたまりで捉えてしまう」です。
例えば、
- 打ち合わせ
- 営業訪問
- 料理
と言ったように、大きな枠組みでやることを管理していませんでしょうか？
同じ「打ち合わせ」でも、
・社内の打ち合わせなら資料は箇条書きでOKだな
・〇〇部長は手元のタブレットで資料を見る人だから事前に送っておこう
・今回は取引先も出席する会議だから人数分の飲み物を準備しておかなくちゃ
と、参加者・場所によって行うべきことが変わってくるはずです。
それを同じ言葉で管理してしまうと、
- 準備が間に合わない
- トラブルの想定が甘くて緊急事態に対処できない
- しなくて良いことを始めてしまい、結果時間が足らなくなる
と言うことになりがちです。
しっかり管理をしたいのであれば、ある程度は細かく管理をする必要があることを理解しましょう。
優先順位づけができない
次は「仕事の優先順位づけができない」です。
優先順位がつけられないと、
- 好きなこと、気が向いたことから始めてしまうので
嫌いなこと、気が乗らないことはいつまでも終わらない - 横から頼まれたことを先に対応しているうちに、
本来やりたかったことができずに終わる - 後回しにした仕事をそのまま忘れ、
上司や取引先に「あれどうなった？」と確認されてから慌てて取り掛かる
なんて事態に陥りがちです。
仕事でも家事でも、大小さまざまな横入りが入ってくるのは日常茶飯事です。
でも、それは本当に、「今」「あなたが」やらなければいけない事ですか？
今一度、考える機会を持ちましょう。
仕事・やることを頭の中だけで覚えておこうとする
３つ目は「仕事・やることを頭の中だけで覚えておこうとする」です。
脳は一度に覚えられるものの量が決まっています。
７しか覚えられない人が１０覚えようとすれば、３つは忘れてしまうのは当たり前。
私自身、朝バタバタと準備するうちにゴミ捨てを忘れることがよくあります（−＿−；）
「人間は忘れる生き物である」と言う事実を受け入れ、
忘れても良いように備えておく事が大事です。
時間管理が苦手な人に試して欲しい処方箋３ステップ
では、時間管理が苦手な人にぜひ試して欲しいことを紹介します。
それは、
- 頭の外で管理する
- 工程の細分化
- 優先順位をつけていく
です。
１つずつ見ていきます。
頭の外で管理する
まずは「頭の外で管理する」です。
- 紙のメモ
- 手帳
- スマホのTodoアプリ
- Googleカレンダー
媒体は何でも構いません。
- あなたが今抱えている仕事
- やらなければならないこと
- やりたいこと
- 悩みごと
- 気になっていること
など、頭の中を全て書き出してみましょう。
時間を決めて、とにかく手を止めずに書いてみる。
書いていくうちに、頭がどんどんスッキリした感覚を得ることができますよ(^｡^)
工程の細分化
次に、頭の外に吐き出した事柄を、細分化していきましょう。
料理のレシピって「次何をすれば良いか」がわかるようになってますよね？
例えば、あなたがカレーを作るなら、
- 野菜を水洗いする
- 皮を剥く、ジャガイモは目を取る
- 肉・野菜を食べやすい大きさに切る
・
・
・
といった手順で進んでいきます。
普通のカレーを作りたいのなら、どんなに頑張っても
野菜を切る前にカレーのルーを入れて煮込むことはできません。
書き出したことを
- ◯に会う
- △を確認する
- ⬜︎をもらう
のように細分化して、やることの「レシピ」を作りましょう(^｡^)
優先順位をつけていく
最後に、作ったレシピ内容に優先順位をつけていきます。
- 今日やりたいこと
- 今日やらなければいけないこと
- 明日以降で良いこと
- やらなくても問題ないこと
のように、どんどん仕分けをしていきましょう。
「どれも重要で優先順位なんてつけられない！」と言う人は、
その中でも優先順位をつけるならどういう順番になる？
と自問自答してみてください(^｡^)
この辺は慣れの部分もあるので、やっていくうちに徐々に慣れていきます。
最初の頃は、
- 納期までの時間的余裕
- 行える時間が限定されていること
（上司がいる午前中にしかできない…）
あたりを優先して分けていきましょう。
なお、ここまで分けた段階で
『1〜2分程度で終わる工程』が出てきたら、さっさと片付けてしまうのもオススメです。
終わったものに次々チェックを入れていくと、減っていくことが快感になりどんどん進められますよ(^｡^)
まとめ
今回は、時間管理が苦手な方に試して欲しい処方箋３ステップを紹介しました。
復習すると、
- 頭の外で管理する
※やることを書き出す - 工程の細分化
※やることの「レシピ」を作って段取りを整理する - 優先順位をつけていく
というステップです。
私自身、夏休みの宿題も出せないほど時間管理ができなかった学生時代を超えて、
今では周囲から「仕事が早い人」として認知されるほどになりました(^｡^)
時間管理は、
「忙しくてやる暇がない！」
「書き出すなんてめんどくさい！」
と言っている人こそ身につけて欲しいスキルです。
私も日々実践しながら改善しています。
時間管理が得意になって、充実した人生を送りたいですね(^｡^)
