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「また意味のない会議・・・うんざりするなぁ。。」
「会議をもっと有意義なものにする方法ってないのかな？」
こんな人向けの記事です。
日本企業は会議時間が長い、とは色々なところで言われております。
2018年にパーソル総合研究所が発表した調査結果によると、
- メンバー層：（平均）週3時間・年間154時間
- 係長級 ：週6時間・年間308時間
- 部長級 ：週8.6時間・年間434時間
が会議に費やされているとのこと。
さらに、従業員規模が多いほど上司層の会議時間は伸びていき、
1万人を超える大企業になると、630時間にも及ぶ
んだとか(°_°)
1日8時間、月20日で換算すると、
1年で約3.9ヶ月間も会議しているという計算になります。
・・・恐ろしい(･_･;
その長い会議ですが、同じ調査では、
- メンバー層：23.3%
- 上司層 ：27.5%
の人が「会議にムダが多い」と感じているそうです。
約4分の1程度ですで、
1年で約1ヶ月間も
「ムダな会議」が行われている
計算です(°_°;)
この記事では、特に会議にムダを感じる方に向けて、
- そもそもムダな会議とは
- ムダな会議を有意義な会議に変えていく方法３選
を紹介していきます。
結論ですが、ポイント３選は以下の通り。
- 会議の最後に「会議で決まったこと」を確認する
- 会議の途中に「今決まっていること」を確認する
- 会議の冒頭に「この会議の目的」を確認する
「あれ、順番逆じゃない？」と思ったあなた。
これは「取り組みやすさ」を加味して敢えてこの順番にしています(^｡^)
その辺りは後ほど掘り下げて解説していきます。
この方法なら若手社員でも積極的に活用できるので、オススメです(^｡^)
あなたの人生のヒントになれば幸いです(^｡^)
ムダな会議の特徴
まず、
そもそもムダな会議ってどんな会議？
でしょう？
私が思うムダな会議は、
- 会議の目的がない
- 会議で意思決定できない
- 時間が延びる
の３選です。
順番に見ていきます。
会議の目的がない
まず１つ目は「会議の目的がない」です。
本来であれば、何かしらの目的が存在するから会議を行っているはずです。
ですが、特に
- 定例会
- 定期的に実施する進捗報告会
など、
1.会議を開くことが目的になっている会議
2.元々は目的があっての定期開催だったのに、形骸化してただ何となく開いている会議
という会議も時には見受けられます。
理想は事前準備のためにも会議前に、遅くとも会議スタート時点で
「この会議の目的・ゴール」が示されると、有意義な会議につながるでしょう。
会議で意思決定できない
２つ目は「会議で意思決定できない」です。
会議の目的があり明示されていた場合でも、
- 終わった後に「結局何を話したんだっけ？」となる会議
- 結論っぽいものが出たけど次に何をすれば良いのかがわからない会議
- 会議を開く前から結論が決まっている会議（会議をする意味がない状態）
などの場合は、ムダな会議と感じてしまいます。
もちろん、
深い議論を行った結果、今回の会議では結論まで辿り着かなかった
と言うケースも中には存在します。
上記であれば仕方ありませんが、
議論に必要な情報が明らかに不足していた（単なる調査不足）
と言うことがないよう、特に担当者があらかじめ準備や会議の大まかな設計をしておくべきでしょう。
時間が延びる
３つ目は「時間が延びる」です。
特に目的のない会議で見受けられがちですが、
- 話が脱線しすぎ
- 雑談が多い
- 個人の感想を述べるだけになっている
等で収集がつかなくなり、時間が延びてしまうのも会議としてはNGです。
中には、
- 議論が白熱し過ぎ
により時間が超過する場合もあるでしょう。
議論の白熱し過ぎであればまだマシかもしれませんが、いずれにせよ、
「決められた時間で話し合いが完結できる」ように全体で進めて行く必要もあります。
特に進行役の方は、時間とのバランスを見て進めていきたいところです。
会議を有意義にするポイント３選
ではここからは、
会議を有意義にするポイント３選
について紹介します。
この方法は、特に若手社員でも使える
それは、
- 会議の最後に「会議で決まったこと」を確認する
- 会議の途中に「今決まっていること」を確認する
- 会議の冒頭に「この会議の目的」を確認する
です。
取り組みやすさを加味して、この順番で紹介しています。
１つずつ掘り下げて解説しますね(^｡^)
会議の最後に「会議で決まったこと」を確認する
まず１つ目の取り組みは「最後の確認」です。
これは、ムダな会議２つ目に出てきた
会議で意思決定できない
に対して有効です。
やり方は単純で、会議の最後に
今決まったことは
- 〇〇
- ⬜︎⬜︎
- △△
で合ってますかね？
と全体に確認すればOKです。
あなたが新入社員・若手社員であれば、
ごめんなさい、私の認識が合っているか確認したいんですが・・・
という言葉を挟むと効果的です。
「意思決定のできない会議」によくある話として、
- いつまでに
- 誰が
- 何を
- どのように
という点が
- 単純に決まっていないケース
- 各参加者がそれぞれの頭で考えていて共有されていないケース
というパターンがあります。
- 上司の頭の中では全て決まっている
- 実際に作業するメンバーが「自分が担当」だと認識していない
なんて残念なケースが発生することもちらほら(^_^;)
会議の最後で決まったことを確認することで、
会議参加者全員で
- いつまでに
- 誰が
- 何を
- どのように
行うかの認識を擦り合わせる
ことができます。
これにより、特に
- 終わった後に「結局何を話したんだっけ？」となる会議
- 結論っぽいものが出たけど次に何をすれば良いのかがわからない会議
が、
「意思決定をして次の行動が取れる会議」
に変わっていきます。
会議の途中に「今決まっていること」を確認する
１つ目の取り組みが浸透してきたら、２つ目は「途中の確認」です。
これは、１つ目で話した
会議参加者全員で
- いつまでに
- 誰が
- 何を
- どのように
行うかの認識を擦り合わせる
ことを会議の途中で行います。
こちらは
時間が延びる
対策に有効です。
１つ目の方法では、最後に確認を取る都合上、
- 参加者間で認識が違っていたことで議論が再燃する
- 担当者の認識が不足しており、再度やることの確認が行われる
などにより時間が伸びてしまう可能性が高まってしまいます。
でも、
- まず結論を確認する習慣を会議参加者全体につけてもらう
- あなたが会議の要点をまとめるための練習をする
- いきなり始めるのなら、最後に行った方がタイミング的に自然
という点を考慮すると、
まずは最後に確認し、慣れてきたら途中確認を挟む
という流れで進める方がスムーズでしょう。
実際私も、この流れで進める方がスムーズでした。
途中確認を挟むことで、
- 議論の方向性を確認することができる
- 途中で脱線していても議論を元に戻すことができる
- 途中で確認することで、人によって結論がズレることを未然に防ぐ
という効果が期待できます。
最初は会議の中ごろ（1時間の会議なら30分ごろ）に、
浸透してきたら1つの議論がひと段落したタイミングで挟むと効果的です。
これにより、会議全体の時間が有意義になっていくため
時間内に結論が出せる会議
に変わっていきます。
会議の冒頭に「この会議の目的」を確認する
２つ目の取り組みも上手くいくようになったら、最後に勧めるのが「冒頭の確認」です。
確認内容は変わらず、
会議参加者全員で
- いつまでに
- 誰が
- 何を
- どのように
行うかの認識を擦り合わせる
ことですが、これを会議の冒頭に確認します。
会議の目的がない
状態の解消を目指します。
特に
この会議って、
- いつまでに
- 誰が
- 何を
- どのように
行うかが決まれば終了！って言えますかね？
と
会議の終了条件を確認する
という要領で聞くと効果的です。
「この会議の目的は？」なんて聞き方をすると、
途端に「意識高い系の人間が生意気発言をしている！」と取られかねないので注意しましょう(^_^;)
会議の結論を確認する文化が浸透してきていれば、自然に話が進むでしょう。
「冒頭に目的を確認する会議」
が誕生します。
私自身、現状はこの段階まで進んでおりません(~_~;)
まだ途中確認がやっとの段階です。
せめてもの取り組みとして、
自分が進行役の会議では「冒頭に今回の会議の目的」を確認するようにしています。
徐々に文化が浸透し、どんな会議でも自然に目的確認が行われるようにしていきたいです(^｡^)
まとめ
今回は、会議を有意義にするポイント３選を紹介しました。
振り返ると、
- 会議の最後に「会議で決まったこと」を確認する
- 会議の途中に「今決まっていること」を確認する
- 会議の冒頭に「この会議の目的」を確認する
の順番で取り組むと、角が立たずに進められてオススメです。
私自身、この手法を実践し、年間1ヶ月も行われているムダ会議(･_･;を、
少しでも無くしていけるよう実践している最中です。
あなたもぜひ、取り組んでみてはいかがでしょうか？
一緒にムダ会議を無くしていきましょう(^｡^)
今回の内容は、榊巻亮さんの著書『世界で一番優しい会議の教科書』の内容をベースに、
一部私が取り組む途中で効果的だった内容を付け足してお話ししています。
本書では、上記以外にも会議が有意義になる方法が複数紹介されています。
「もっと色々な方法を知りたい！」
「ムダ会議を無くしたい！」
という方は、是非一読をオススメします(^｡^)
